出張精算や確定申告の医療費控除の計算などで金額の集計をする機会があります。難しい計算ではなくでも「ただひたすら足し算をしていく」という作業。領収証とかレシートの数が多くなると…
「何度やっても合わない！キーッ！」
ってなります！特にウザいのは「どこで間違えたのかわからない」ので最初から計算しなおしになることです。
でも安心してください！そんな時、間違え方の原因を探る方法があります。それは「誤差を9で割ること」です。
9で割り切れたら「ケタ間違い」の可能性大！
たくさんのレシートを足し算しました。念のため2回してみました。その結果
・1回目の合計＝268,659円
・2回目の合計＝259,659円
でした。
その差額は268,659－259,659＝9,000円。9で割ると1,000円ですね。
このように、差額が9で割り切れた場合は「1,000円」が正しいのに「10,000円」と打ってしまったか、あるいはその逆である可能性が大きいのです。
ですから、レシートの中に1,000円のものや10,000円のものがないか探します。
同じように、差額が18,000円だったとしたら18,000÷9＝2,000円で「2,000と20,000を打ち間違えた」可能性が大。
もう少し細かくて差額が23,400円だったとしたら・・・これも同じです。23,400÷9＝2,600円なので「2,600と26,000を打ち間違えた」可能性が大きいのです。
もうひとつの可能性。それは「入れ替わり」
別の集計では1回目の合計と2回目の合計が180円違い。9で割ると20円でした。
「20円と200円の打ち間違いか？」と思って探してみますが、20円のレシートも200円のレシートも出てこないのでさあ大変。どうしましょう。お酒を飲んで寝ちゃいましょうか。
でも大丈夫かも。実はこんなパターンが考えられるのです。
差額を9で割った値が20円の時は「420と240」「750と570」「1310と1130」などのように「2つ違いの数字が10の位と100の位にある時、それを逆に打ってしまった」可能性も考えられるのです。なのでそのようなレシートを探します。確かにどの場合も差額は180円。9で割ると20円になりますよね。
差額を9で割った値が300円の時は上のケースよりひとケタ大きくて、さらに「3つ違いの数字が100の位と1000の位にある時、それを逆に打ってしまった」可能性があります。つまり「9600と6900」とか「27400と24700」のように。
こちらは応用していくと「19650と15690」の「9と5」のように、ケタを「飛んで」間違えた場合のヒントにもなるのですが、ややこしいのでここではやめておきましょう。でも経理の現場などでは少しでも早く間違いを見つけるためにこのようなテクニックを使うこともあるのです。
とまあいろいろ書いてきましたが・・・こんなことを思った方も多いでしょう。
「Excelでやればいいずら」
そうなんですよ！Excelのような表計算ソフトだと「全部の数字が画面に残る」ので間違いが見つけやすいんですよね。
例えば「A列」でダーッと足し算をして、一度「B列」でも同じ計算をします。あらかじめ「C列」全部の値を「A列－B列」にしておけば打ち間違いがその場でわかります。いやー、表計算ソフトって本当にいいですね！
昔はもっとがっしりしていて本体もキータッチも重い電卓が主流でした。筆者はそちらの方が計算しやすいです。